Sans jargon : la (les) GMAO(s)...
Le quotidien des services généraux est fait de demandes de collaborateurs, d'interventions à organiser, de prestataires à coordonner, de contrôles à planifier, de contrats à suivre et de documents à conserver. Il faut aussi piloter des bâtiments, des locaux, du mobilier, des équipements et parfois des véhicules. Ces informations se dispersent souvent entre e-mails, tableaux Excel, conversations Teams, appels et notes prises au fil de l'eau. S'y ajoutent les documents stockés sur des serveurs partagés, dans des arborescences dont la logique varie selon la personne qui les a organisées. Retrouver la bonne information devient alors une tâche à part entière. Pour s'organiser, les équipes des services généraux et de l'office management ont souvent dû combiner des outils dispersés, ou adapter des solutions conçues pour d'autres usages. La GMAO en fait partie.
D'où vient la GMAO ?
La GMAO, ou gestion de maintenance assistée par ordinateur, est née dans l'industrie, et plus particulièrement dans les usines, à partir des années 1960-1970. Son objectif : organiser la maintenance et limiter les pannes sur des lignes de production qui, pour certaines, tournent en continu.
À quoi ressemble une GMAO industrielle ?
Une GMAO industrielle classique décrit les machines, leurs sous-ensembles et leurs composants. Les opérations sont organisées en gammes de maintenance, c'est-à-dire la liste des tâches à réaliser sur une machine, dans l'ordre et à une fréquence donnée. Elles sont reliées aux pièces détachées nécessaires, aux délais d'approvisionnement et aux niveaux de stock à conserver. Ce niveau de détail répond aux exigences de la production, où un arrêt imprévu est lourd de conséquences. Dans les services généraux, en revanche, il alourdit le travail : leur rôle consiste surtout à coordonner des interventions, pas à les réaliser eux-mêmes. Pour schématiser, prenons un onduleur, l'appareil qui maintient l'alimentation des serveurs en cas de coupure de courant. Une équipe de maintenance industrielle peut intervenir sur ses composants. Les services généraux, eux, ont surtout besoin de vérifier que cet onduleur a été entretenu aux fréquences prévues par un prestataire spécialisé, puis de retrouver le rapport et les suites à donner. Les attentes et le niveau de détail utile ne sont donc pas les mêmes.
Une GMAO tertiaire pensée pour les services généraux
Le terme GMAO ne recouvre donc pas la même réalité selon l'éditeur de la solution. Si celui-ci vient du monde industriel, il y a de fortes chances que sa GMAO soit une GMAO industrielle. Or un responsable des services généraux part rarement d'une machine. Il part d'une demande, d'un site, d'un problème à régler, d'un contrôle à planifier, d'un contrat à suivre ou d'un prestataire à coordonner. La GMAO qu'il utilise doit être adaptée à ce point de départ et lui permettre de :
- traiter la diversité des demandes d'assistance des collaborateurs ;
- piloter les interventions récurrentes, notamment les contrôles réglementaires, l'entretien préventif et les plans de maintenance internes ;
- gérer les interventions ponctuelles, comme une réparation, un nettoyage, une réorganisation de bureaux ou la préparation d'un événement ;
- décrire les bâtiments et les locaux avec assez de précision pour agir, sans multiplier les détails inutiles ;
- retrouver les prestataires, leurs missions et les contrats associés.
Et vous, besoin d'une GMAO industrielle ou d'une GMAO dédiée aux services généraux ?
Quatre questions pour le savoir
- Qu'est-ce qui déclenche le plus souvent votre travail ? Une panne sur une machine de production, ou une demande d'un collaborateur ?
- Votre équipe doit-elle gérer au quotidien un stock de pièces détachées, avec des niveaux d'inventaire précis, ou bien cette activité est-elle hors de votre périmètre ?
- Réalisez-vous vous-mêmes les opérations de maintenance complexes, ou faites-vous appel à des prestataires spécialisés ?
- Votre besoin se limite-t-il aux machines techniques, ou s'étend-il au bâti, aux véhicules et au matériel mis à disposition des collaborateurs ? Si vos réponses penchent vers la seconde option, une GMAO industrielle risque de vous imposer un niveau de détail dont vous ne vous servirez pas.
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Crédit photos : Image par Pete Linforth de Pixabay
Image par Wilfried Thünker de Pixabay