Rassembler en un seul outil tout ce que gèrent les services généraux : le cas de Media Management avec Sitadel

Media Management, filiale du groupe LVMH, fédère plusieurs des plus grandes marques médias françaises, comme par exemple Les Echos, Le Parisien, Paris Match, Historia ou Radio Classique. Pour faire tourner 1 800 collaborateurs répartis sur plusieurs sites en région parisienne, la Direction des Services Généraux couvre un périmètre d'une ampleur peu commune. Découvrez comment le passage au digital avec Sitadel a permis de rassembler en un seul endroit des activités qui n'avaient, au départ, rien en commun.

Les enjeux d'un périmètre de services généraux hors normes

Entre le siège du boulevard de Grenelle et les agences locales de journalistes, les services généraux de Media Management ne gèrent pas « un bâtiment ». Sur un même périmètre cohabitent la gestion des dysfonctionnements, les badges, les courses et les colis, l'organisation d'événements, la coordination des départs de journalistes en zone de reportage, le pilotage des prestataires de Facility Management, le suivi des contrôles réglementaires et celui des contrats. L’ensemble s’articule autour d’une quinzaine de services internes et une cinquantaine d'entreprises externes à coordonner. Autrement dit : des métiers sans rapport les uns avec les autres, des interlocuteurs qui n'ont pas les mêmes attentes, et une seule équipe pour tenir l'ensemble. Le tout dans une organisation où les rythmes de rédaction ne s'arrêtent jamais !

Pourquoi Teams, Excel et les boîtes mail ne suffisaient plus

Avant Sitadel, chaque activité avait son propre canal. Les demandes arrivaient par WhatsApp, par Teams, par SMS, par email, et parfois simplement au coin café. Le suivi des contrôles, des contrats et des échéances vivait dans des fichiers Excel, sur des serveurs de fichiers et dans des agendas Outlook. À cela s'ajoutaient les outils imposés par chacun des prestataires de Facility Management, qui ne communiquaient évidemment pas entre eux.

À ce niveau, l'éparpillement des outils présente des risques bien réels :

• Perte d'information : une demande formulée dans un couloir ou un rapport déposé sur le serveur d'un prestataire n'existe nul part dans le suivi de l'équipe.
• Absence de traçabilité : très compliqué et chronophage de prouver rapidement qu'un contrôle réglementaire a bien été réalisé avec, à la clé, une responsabilité juridique engagée en cas d'oubli.
• Charge mentale : devoir garder en tête, en permanence, ce qui est urgent, ce qui arrive à échéance et ce qui n'a pas encore été traité. Sans oublier les ruptures de suivi à chaque rotation de personnel, quand une partie de l'historique repart avec la personne qui s'en va.

En intégrant Sitadel fin 2020, Media Management a fait le choix de la centralisation. Plutôt que de remplacer l'écosystème existant, la solution s'y est intégrée : un connecteur SSO a été mis en place, ainsi que des passerelles API vers les outils des deux sociétés de Facility Management partenaires — dont le module Plant Maintenance de SAP.

Sitadel au quotidien chez Media Management

Au-delà du ticketing collaborateurs, les équipes s'appuient aujourd'hui sur Sitadel pour :

• Gérer l'ensemble du parc immobilier, espaces de coworking compris.
• Centraliser toutes les demandes des collaborateurs, quel que soit le sujet, dans un point d'entrée unique.
• Piloter les prestataires : suivi en temps réel des interventions de réparation ou de nettoyage.
• Maîtriser les contrôles réglementaires et les entretiens préventifs : fréquences de passage, enregistrement des rapports, historique complet, suivi des levées de réserves.
• Suivre les contrats prestataires et leurs échéances : plus aucun oubli de renouvellement ou de résiliation.

Quand la solution répond à des besoins que personne n'avait anticipés

Un usage mérite qu'on s'y arrête, parce qu'il ne figure dans aucun cahier des charges de services généraux : la traçabilité des départs de journalistes en zones de reportage, avec synchronisation automatique vers les sociétés d'assurance et de sécurité. Personne n'a conçu Sitadel en pensant aux reportages réalisés en France ou à l’étranger. C'est la flexibilité de la plateforme qui a permis d'y répondre et c'est souvent comme ça que se révèle la valeur réelle d'un outil de services généraux : dans sa capacité à absorber les besoins qui n'existaient pas au moment du choix.

Résultats : centralisation, conformité, visibilité

Le déploiement de Sitadel a transformé le quotidien des équipes à plusieurs niveaux :

• La fin de la fragmentation des canaux : toutes les demandes convergent vers une plateforme unique. Plus besoin de reformuler, de relancer ou de reconstituer l'historique d'un dossier, y compris quand un collègue reprend le sujet.
• Une conformité sous contrôle : aucun contrôle réglementaire ne passe à la trappe, les rapports sont archivés, les levées de réserves suivies. Et une maintenance préventive mieux pilotée réduit mécaniquement les interventions correctives, toujours plus coûteuses.
• De la visibilité là où il n'y en avait pas : accès immédiat aux coûts et à l'historique des interventions, photos et plans disponibles pour intervenir efficacement dès le premier passage, échanges nettement plus fluides entre les services généraux, les collaborateurs et l'ensemble des prestataires.

Près de six ans après le déploiement, la conviction partagée par Media Management et Sitadel reste la même : le travail des services généraux n'est pas Un métier, mais une collection de métiers. Ils n'ont pas besoin d'un outil de plus, mais d'un endroit unique où tout tient ensemble. Sitadel est fier d'accompagner les Directions des Services Généraux qui, comme Media Management, doivent tenir un périmètre très large sans jamais rien laisser passer.

**Votre périmètre de services généraux est large et éclaté entre dix outils ? Faites comme Media Management : passez au pilotage digital. **

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